Vaira – die Plattform für die automatisierte Abwicklung von Baumaßnahmen in der Energiebranche

Hallo Max, vielen Dank, dass Du Dir die Zeit für ein Interview mit uns nimmst ! Bitte stelle uns zu Beginn Dich und Dein Team bei der Vaira UG kurz vor:

Gerne. Ich bin Max Erdmann, 30 Jahre alt und CEO der Vaira UG. Weitere Mitgründer*innen sind Saskia te Marveld (27, CFO) und Sebastian Eßfeld (29, CTO). Als vierter im Management-Bund kommt noch Dennis Bienkowski (28, CMO) dazu. Unser Team besteht aktuell aus 14 internationalen Mitgliedern. Hauptsächlich setzen wir uns aus ehemaligen und aktuellen Studierenden der Universität Paderborn zusammen.

Vielleicht möchtest Du uns Euer Startup, ganz zu Beginn unseres Interviews, kurz vorstellen ?

Wir haben uns im April 2019 mit dem Ziel gegründet, die Energie- und Baubranche bei der Digitalisierung zu unterstützen. Unser Ziel war und ist es, unsere gleichnamige digitale Plattform Vaira ohne große Investitionsrunden zu entwickeln und uns dadurch unsere Unabhängigkeit sichern zu können. Stattdessen wird Vaira über Projekte mit der Branche finanziert. Netzbetreiber, Stadtwerke, Bauunternehmen und Behörden investieren gemeinsam in die Entwicklung. Dabei übernehmen sie die Finanzierung der Teilstücke von Vaira, die für sie selbst am wichtigsten sind. Gemeinsam abstrahieren wir die Anforderungen dann so, dass sie für alle Unternehmen nutzbar sind. Die Ergebnisse können dann all unsere Kunden im regulären Lizenzmodell nutzen.

Das Vorgehen funktioniert dabei besonders gut, da die Branche einen großen Digitalisierungsbedarf hat. Viele Prozesse sind noch analog, kaum bis gar nicht optimiert und extrem fehleranfällig. Wir sprechen hier von bis zu 60 % Ausschuss, der zum Teil nicht mal mehr durch Rückfragen geheilt werden kann und einfach hingenommen wird. Eigenentwicklungen der Branche hat es oft am Blick für das große Ganze gefehlt. Entscheidende Vorteile der Digitalisierung stellen sich erst ein, wenn die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen sinnvoll mit aufgegriffen wird. Nur umfassend gedachte Lösungen wie Vaira schaffen aus den Investments in die Digitalität auch wirklichen Mehrwert.

Welche Herausforderungen wollt ihr mit Eurer Plattform lösen ?

Dafür muss ich etwas ausholen. Die Ausgangslage sieht so aus: Netzbetreiber sind Unternehmen wie zum Beispiel EWE, die Telekom oder lokale Stadtwerke. Sie betreiben unterschiedliche Versorgungsnetze, die bis in Privathaushalte reichen. Strom-, Gas- und Wasserleitungen gehören da genauso zu wie die Fernwärmeversorgung oder Glasfaserkabel. Diese Leitungen müssen bei Neubauten gelegt werden – oder bei bestehenden Leitungen auch immer mal wieder gewartet.

In Deutschland gibt es dabei klare Regularien für die Dokumentation von Baumaßnahmen. Jeder Netzbetreiber muss auskunftsfähig darüber sein, wo und wie seine Netze verlaufen. Das stellt sicher, dass wenn z.B. die Telekom neues Glasfaser durch deinen Garten legen möchte, die Bauarbeiter mithilfe eines Lageplans wissen, wo Strom- und Gasleitungen verlaufen. Die Leitungen will man mit dem Bagger garantiert nicht treffen – neben Netzausfällen und kostspieligen Schäden stehen hier nämlich sogar Menschenleben auf dem Spiel.

Die Baumaßnahme wird meistens von einem oder mehreren Bauunternehmen durchgeführt, die der Netzbetreiber organisiert. Die Bautruppen erhalten eine Bauakte in Papierform, mit der sie unterschiedliche Daten zur Baustelle vor Ort aufnehmen müssen. Hinzu kommt das Vermessen der Leitungen und die Erstellung des Lageplans.

Der ganze Prozess leidet unter vielen Herausforderungen. Angefangen damit, dass Dokumente noch immer mehrmals ausgedruckt, wieder gescannt und per Post oder Fax verschickt werden. Daten werden mehrfach von einem Formular auf ein anderes und am Ende manuell in digitale Systeme übertragen. Bei jeder Übertragung und bei jedem Medienwechsel kann es dabei zu ganz normalen menschlichen Fehlern kommen. Fehler, die man in einem so kritischen Anwendungsbereich besser vermeidet.

Die Vermessung sollte außerdem bestenfalls mit Lasermessgeräten durchgeführt werden – die sind allerdings nicht nur teuer, sondern auch kompliziert im Aufbau und fahren daher meist über Jahre unausgepackt im Bulli mit. Stattdessen setzen die Monteure vor Ort lieber auf das Bandmaß, das falsch angewendet zu extremen Ungenauigkeiten führen kann. Hier fehlte bisher eine gute Alternative.

Hinzu kommt, dass sich über die Jahrzehnte Arbeitsabläufe eingeschliffen haben, die ineffizient und kaum noch überblickbar sind. Prozessbeteiligte kennen meist nur den Schritt direkt vor und nach ihrem eigenen. Die Absprachen sind aufwändig. Abendliche Berichte werden in Excel erstellt. Fertige Teil-Arbeiten werden per Mail kommuniziert, damit der nächste Prozessteilnehmer für seine Aufgabe anrücken kann. Arbeitskräfte werden mit redundanten und zeitintensiven Aufgaben von den wirklich wichtigen Aufgaben abgehalten und die Arbeit stapelt sich.

Was sind Eure wichtigsten Lösungen für diese Probleme ? 

Wir bieten mit Vaira eine Webanwendung (das Vaira Office) und eine App für iOS und Android (die Vaira App) an. Gemeinsam bilden sie die Vaira Plattform, auf der alle gemeinsam arbeiten können. Herunterbrechen kann man Vaira grob auf drei zentrale Aspekte:

  1. Lösung: Die Vereinheitlichung von Kommunikation und Datenaustausch auf einer gemeinsamen Plattform für alle Prozessbeteiligten. In Echtzeit kann auf den gleichen Datensatz zugegriffen werden – es müssen keine Daten mehr abgetippt, gescannt, gedruckt oder per Post und Fax verschickt werden. Fortschritte können in einem eigenen Dashboard überblickt werden und Berichte lassen sich automatisch erstellen. Die Nutzerverwaltung und die Berechtigungen für Dateneinsichten lassen sich granular steuern und bringen zusätzliche Sicherheit und Transparenz in den Prozess.
  2. Lösung: Die Dokumentation und Vermessung von Baumaßnahmen mit dem Smartphone. Das Smartphone bringt bereits alles an Sensoren mit, um über Photogrammetrie und neuere Laser die Anforderungen an die Vermessung zu erfüllen. Smartphones sind leicht in der Anwendung und nicht so sperrig wie Winkelprismen oder Tachymeter. Für Unternehmen sind Smartphones erschwinglich in der Anschaffung und viele Baukolonnen nutzen sie auch heute schon auf der Baustelle. Mit dem Smartphone können dann auch Formulare digital ausgefüllt werden. So braucht es kein Papier und keine manuellen Übertragungen mehr.
  3. Lösung: Die digitale Abbildung und Automatisierung von Prozessen. Mit der integrierten Vaira Workflow-Engine können Nutzer*innen ihren kompletten Prozess digital abbilden. Allein in diesem Schritt fallen oft schon enorme Optimierungspotenziale auf, sodass sich redundante Aufgaben aus der täglichen Arbeit streichen lassen. Als Büroanwender von Vaira weist man Aufträge dynamisch an Nutzer auf der Baustelle zu. Man erhält Benachrichtigungen zu Fortschritten, kann diese in einem Dashboard bequem überblicken und verwalten. Durch vordefinierte Übergänge in der Workflow-Engine werden neue Arbeitsschritte automatisch vom System angestoßen. So verursacht die Koordination keine Mehrarbeit mehr.

Ehrlich gesagt kratzt diese Zusammenfassung aber nur an der Oberfläche. In den mittlerweile fast 2,5 Jahren Entwicklung haben sich immer wieder neue Herausforderungen der Branche aufgetan, auf die wir mit neuen Modulen für Vaira reagiert haben.

Wie ist die Idee zu Vaira entstanden ?

Die Idee ist mir 2016 in einem Universitätsseminar gekommen. Im Seminar ging es um das Gründen und wir wurden mit unterschiedlichen Unternehmen in Kontakt gebracht. Bei Gesprächen kam die Idee zur Vermessung mit dem Smartphone auf. Im Austausch mit der Branche wurde schnell klar, dass das Problem nicht nur die Vermessung ist, sondern der ganze Prozess von Herausforderungen durchzogen ist. Die Idee hat sich also im Austausch mit der Branche stetig weiterentwickelt.

Wie würdest Du Deiner Großmutter Vaira erklären ?

Wir entwickeln ein Programm für Netzbetreiber von Versorgungsnetzen wie Strom, (Ab-)Wasser, Gas oder Internet und Bauunternehmen, die diese Netze unter die Erde bringen. Das Programm können Leute im Büro an ihrem Computer und Leute auf der Baustelle an ihren Handys benutzen. Die Leute im Büro können mit dem Programm Bau-Aufträge erstellen, Fortschritte verfolgen und alle Dokumente, die andere Unternehmen zur Arbeit brauchen, einfach über das Programm zur Verfügung stellen.

Die Leute auf der Baustelle kriegen die Dokumente dann auf ihr Handy und können sie auch am Handy ausfüllen. Die Bauarbeiter können außerdem mit ihrem Handy die Leitung entlanglaufen und dabei erstellen sie automatisch einen Lageplan mit Entfernungs- und Längenangaben.

Die digitale Abbildung von Prozessen würde ich vermutlich nicht erklären. Das geht dann doch zu sehr in die digitale Tiefe.

Hat sich Euer Konzept seit dem Start irgendwie verändert ?

Wir sind mit der Idee gestartet, die Vermessung mit dem Smartphone per Augmented Reality zu ermöglichen. Seitdem hat sich eine ganze Menge verändert. Durch Projekte mit der Branche sind wir auf immer neue Anforderungen gestoßen und es hat sich gezeigt, dass der gesamte Prozess von Herausforderungen durchzogen ist. Also haben wir Vaira weg von der einfachen App und hin zur Plattform gestaltet. Nun wird Vaira die zentrale Anlaufstelle für alle am Prozess beteiligten.

Wie funktioniert Euer Geschäftsmodell ?

Wir bieten Vaira in einem Software-as-a-Service-Lizenzmodell im B2B-Bereich an. Netzbetreiber, Bauunternehmen und Behörden zahlen dabei abhängig von den benötigten Accounts und der Komplexität ihrer selbst zusammengestellten Prozesse. Damit lassen sich die Prozesskosten inklusive der Nutzung von Vaira zwischen 30-50% senken und die Prozessdauer kann sogar um bis zu 80% gesenkt werden. Das macht dann wiederum Kapazitäten frei, was sich in Geld kaum aufwiegen lässt.

Wie genau hat sich die Vaira UG seit der Gründung entwickelt ?

Wir haben es geschafft, uns seit unserer Gründung im April 2019 fast ausschließlich durch Projektgeschäfte zu finanzieren. Die Projekte sind aber keine Einzelprojekte für die auftraggebenden Unternehmen, sondern umfassen immer Einzelkomponenten von Vaira. Diese stehen am Ende allen Unternehmen im Lizenzmodell zur Verfügung. Schon wenige Monate nach unserer Gründung wurde unser Unternehmen im Zuge eines Accelerator-Programms mit einer Million Euro bewertet. Für unser Crowdinvesting wurde der Unternehmenswert aktualisiert und in Höhe von 9,5 Millionen Euro bestätigt. Auf solche Steigerungen ist man nach nur 2,5 Jahren definitiv stolz.

Blicke bitte einmal zurück: Was ist in den vergangenen Jahren so richtig schief gegangen ?

Zum Glück nichts so sehr, dass es uns nicht mehr geben würde. Aber klar: die Gründung eines Startups ist ein Abenteuer, bei dem nicht alles immer rund läuft.

Gerade zu Beginn gab es Zeiten, in denen die finanziellen Mittel knapp waren und sich Vertragsabschlüsse immer weiter nach hinten verschoben haben. Das bringt dann schon unruhige Nächte mit sich. Wir haben uns aber durch diese Zeiten gekämpft, ohne uns und unsere Vision zu verkaufen. Umso schöner ist dann das Gefühl, wenn lange vorbereitete Projekte, Partnerschaften und Verträge zu einem positiven Ausgang führen.

Was habt Ihr daraus gelernt ?

Wir haben auf jeden Fall gelernt, dass man prinzipiell auf mehrere Pferde setzen sollte. Selbst Verträge, die vermeintlich kurz vor Abschluss stehen und bei denen Deadlines für die Unterzeichnung proklamiert werden, sind nicht so sicher, wie man denken mag. Da werden gerne noch mehrmonatige Extrarunden gedreht. Für große Unternehmen mag das kein Problem sein. Für Startups ist da aber schnell die Existenzfrage dran geknüpft.

 

Und wo habt Ihr bisher alles richtig gemacht ?

Wir stehen nach 2,5 Jahren an einem Punkt, an dem wir in der Branche bekannt sind, uns einen Namen gemacht haben und sehr optimistisch auf den Roll-Out unserer Software blicken können.

Wir haben viele Wege geebnet, die in Zukunft vielversprechende Partnerschaften, Kundenprojekte und Produktnutzungen mit sich bringen. Wir haben einen ersten Prototypen von Vaira im Mai 2020 veröffentlichen können. Die komplette Plattform ist seit August 2021 vollständig produktiv nutzbar. Wir haben ein starkes Team aus 14 Mitarbeiter*innen und keine akuten Geldsorgen mehr. Wir haben firmeninterne Strukturen aufgebaut, die neben einer betrieblichen Altersvorsorge auch klare Prozesse für On- und Offboardings umfassen.

Wir bekommen von der Branche gespiegelt, dass wir ein ernstzunehmendes Unternehmen sind und man begegnet uns auf Augenhöhe. Trotz Corona und dem Wegfall von Messen als wichtigem Vertriebskanal konnten wir die Branche erreichen – unter anderem mit unserer Live-Webseminar-Reihe (auf YouTube verfügbar), mit der wir laut Teilnehmenden neue Maßstäbe für die Kommunikation in der Branche gesetzt haben. Über ein derzeit noch laufendes Crowdinvesting ab 100€ (zum Crowdinvesting) haben bisher rund 60 Privatpersonen über 120.000€ in uns investiert.

Kurzum: Vaira hat den Start gemeistert und geht nun ins Wachstum und die Markterschließung über. Wir haben sicherlich nicht alles richtig gemacht und auf dem Weg viel gelernt. Aber wir sind froh und glücklich darüber, jetzt da zu stehen, wo wir stehen.

Wie ist Euer Startup finanziert ?

Wir finanzieren uns bisher fast ausschließlich durch Projektgeschäfte mit Unternehmen. In diesen werden einzelne, bereits für Vaira geplante Komponenten gemeinsam mit dem Projektpartner entwickelt. Die Entwicklung steht am Ende allen Unternehmen über das normale Software-as-a-Service-Lizenzmodell zur Verfügung. Die Lizenzkosten-Nutzung durch Kunden startet dann auch im September 2021, wodurch wir in das reguläre Geschäftsmodell übergehen.

Was sind Eure Pläne und Ziele für die nächsten 12 Monate ?

Vaira ist jetzt produktiv nutzbar. Das heißt für uns, dass wir jetzt Interessierte, bisherige überzeugte Testkunden und Projektpartner ins Lizenzmodell überführen können. Unsere Außenkommunikation wird sich zunehmend von einem “Das werden wir können” auf ein “Das können wir” umstellen. Wir möchten und müssen wachsen, um der Nachfrage nachkommen zu können. Gleichzeitig werden wir auch unsere internen Strukturen weiter ausbauen.

Technisch haben wir noch eine ganze Menge Features in Planung. Neben unserer eigenen Roadmap kommen auch immer wieder Feature-Anfragen aus der Branche, die sich aktiv an der Entwicklung von Vaira beteiligt. Zudem sind noch Projekte in der Pipeline, die diese Entwicklungen finanziell und ideell unterstützen werden.

Wir freuen uns auf alles, was noch kommen wird.

Vielen Dank für das Interview.

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